最近可能又到了學校要逼報告、專題的季節，於是冒出許多Email，開頭就是「我們是XXX大學XX系的學生，請您撥冗幫我們填寫問卷，謝謝(若可以，請於X月X日之前填寫完畢)」之類的用語。
語句看起來很有禮貌沒錯，但這是「程序」問題。第一，我不認識你，不是你附上校名、系名、姓名，我就會知道你是誰；第二，我都還沒答應要幫你填問卷，怎麼就先入為主地認為我就要撥冗幫你填呢？
事實上，這就是許多人溝通的毛病：還沒確認意願，就直接要人配合。程序失當，合作自然會遇到問題。
其實，不說學生的狀態，就算職場也是如此。單位與單位之間溝通，同事之間、主管之間、主管與下屬，都應該在某程度上「先確認意願」，再細談配合方式，這樣會讓人更瞭解狀況，合作起來也會比較愉快。
溝通是一種藝術，既然叫「溝通」，就應該是有來有往，聆聽對方意見，彼此針對不同想法對話，這才叫溝通。如果只是單向要對方配合，那就成了「命令」，而多數人都不喜歡被直接命令什麼，就算因為你是主管勉強配合你，心裡也不會爽快，長久之下，信任關係會崩解，徒增溝通成本，致使上令下不行，陽奉陰違，敷衍了事。
這絕對不會是上司想看到的局面：大家都在表面上敷衍你，看起來好像事情都有交代，都有人做，但效率與效能完全不到位。若是如此，這就會是很大的領導危機。
當然，職場也有部分狀況，是只能單向配合才會比較有效率的。比方說，我也曾碰過部分同仁有異常固執的傾向，一件事要溝通三四次，對方才會有動作，這確實會讓身為主管的我有點失去耐心。
此外，在一些特別緊急狀況下，如果還要花時間溝通，可能會錯失良機，或延誤大事。然而，這些情況畢竟是少數，不能用此作「通例」，或「常態」性對待同仁的方式，這肯定會有非常不良的影響。事實上，多數同仁在正常情況下，往往不會刻意反對主管的要求，這時候身為主管，就更應該學著把心放寬，把話說緩，我相信同仁會更願意打從心裡配合。
重點在於，不要用人情、威權、官階等...無形的軟暴力要人配合，因為你找的對象是「人」，不是「工具」。重視人的感受，在程序上就要更加細膩。這其實也是溝通的基礎前提：彼此尊重。
無論如何，禮貌是溝通的基礎，但要人協助或合作，程序上請先重視對方的自由意願，再逐步深入聊細節，大家才能合作愉快。
延伸閱讀：土耳其遭汽車炸彈襲擊，至少34人死亡