人類是群居動物，活在社會上，就需要無時無刻的與他人溝通，去配合他人，或是讓他人配合自己的工作。很多時候，個體的效率低，問題不是出現在執行力，而是往往選擇了錯誤的溝通工具及溝通方式，最終耽誤一個團隊整個專案的進度。
時間是你的工具，溝通管道與溝通方式亦是你的工具，合理利用及分配你的工具，你就是人生時間管理的藝術大師。
人們在溝通時，用言語表達心裡的100%的內容時，講出來便只剩下80%，而當這80%的內容進入別人的耳朵時，由於文化、知識背景等差異化的原因，便只留存了60%。實際上，真正被別人理解了、消化了的消息大概只有40%。另外，我們自己也經常能體會到，郵件裡溝通幾天的事情，電話幾十分鐘就解決了，電話裡幾十分鐘也說不清楚的事情，面談幾分鐘就解決了。可見選擇溝通工具的重要性。因此，我為大家分析一下目前身邊能接觸到的各種溝通工具的利弊，及建議的使用方式。
面談
面談溝通是效率最高的溝通形式。人們在溝通的時候，文字部分傳達的資訊不到總量的10%，而語氣語調中包含的信息量為30%，更大一部分則在於雙方的眼神、表情、肢體語言等。只有在面談的時候，雙方才可以全方位的交流，也是建立雙方情感信任最好的方式。這是雙方最高效、最充分理解彼此思想，根據對方回饋及時糾正可能的理解錯誤，從而減少資訊誤解，提升工作效率。而且面談的時候，可以察言觀色，根據交談物件的言行舉止，哪些話題對方感興趣，知道哪些話該說，哪些話不該說，哪些話可以點到為止，這裡可以充分利用溝通技巧，將你想要傳達的目標，用對方能夠接受的方式去傳遞。這也是電話及郵件等其他溝通工具不具備的最大的優勢，因此建議大家在條件允許的前提下，儘量用面談的形式探討問題，尤其是參與人員不足夠瞭解專案的前期。
電話
電話溝通雖然不能想面談一樣實現全方位的溝通與交流，但是它能實現遠端推進事件進展最快的工具，通話過程中可感受對方的語氣語調等情感資訊，控制溝通的節奏，通常幾句話，簡單、直接、有效，能讓對方最短時間的知道事件進展；根據事件進展交流、溝通意見，對整個事件做微調；督促對方向前推進某個環節，或提醒對方查看某個郵件，加深對方對該事件的重視程度。
郵件
郵件溝通具備不易被對方及協力廠商打擾，記錄事件發展過程，易於轉發傳播，可追溯性強，對資訊深入思考、接收方與發送方不需要同一時間參與等優點，但表達力有限，並不能及時有效的傳達資訊。除非雙方或多方已經對溝通的資訊達到高度一致，否則很容易產生誤解。而且從溝通效率的角度來講，文字溝通本身就是時間殺手，需要嚴格控制。
Line
除了文字方外，還具備語音及檔案傳輸的功能，傳輸功能，速度快。
對各種溝通工具的使用建議：
如果在同一個辦公環境中，應儘量採用面談溝通+郵件備忘的溝通工具組合，且條件允許的前提下，應儘量採用面談溝通+電話跟進+郵件備忘的溝通工具組合，一般情況下，應儘量採用電話溝通+郵件備忘的溝通工具組合，條件不允許見面且需要開會的時候，推薦多人視訊會議+郵件備忘的溝通工具組合。
如下情況可以採用單獨的郵件溝通形式：
1.通告性的發佈內容；
2.工作報告；
3.已經口頭溝通過的且達成一致的工作內容；
總而言之，世界上所有的各種溝通工具是為了讓你便利而生，可用各種工具的組合，提升溝通效率。
作者：劉明偉
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