亞馬遜CEO秘傳的開會技巧,讓你不再在無聊的會議上浪費時間
合作媒體:愛范兒/作者:多洛
鍾佩慈/編譯 2018-02-12 08:00

我們都曾在一些討論方向還不明確的會議上浪費自己寶貴的時間。

 

這種事情之所以會發生,是有大把的原因的,但歸根結底,還是準備工作的不足。試想一下,你可以將日程提前發送,你也可以為了讓團隊進行一次有成效的會議而提供所有的資源,但除非大家都花時間好好看過一遍這些東西,並提前考慮,否則這麼做並沒有什麼用。

 

讓你的參會人員在會議前就準備好,這個主意很棒,但是:這不現實。

 

這就是為什麼下面我們要說的策略會是一個很好的創新。

 

貝佐斯的策略:以沉默開始

 

這個方法最初是我從亞馬遜的創辦人和CEO傑夫·貝佐斯那裡學來的——從他幾年前廣為流傳的一個訪談中。

 

我把它叫作:靜默開場。

 

這種方法是怎麼一回事呢?

 

在一些會議的開始階段,在討論開始之前,貝佐斯和他的高級主管團隊會閱讀影印好的備忘錄,一聲不吭。(這些備忘錄最長會有6頁,而這段靜默開場可能持續長達30分鐘。)在這段時間內,會議主持人和與會者會仔細閱讀,並在紙上空白的地方做筆記。

 

 

但最重要的是,他們會思考。

 

「對於新的員工來說,這是一次奇怪的初次體驗,」貝佐斯說。「他們完全不習慣跟高管們一同沉默地坐在屋子裡然後自習。」

 

貝佐斯說這項團體訓練有一個很好的目標:它保證了在座所有人的注意力。同時,它也倒逼討論的組織者更好地準備——本來用於組織這些備忘錄的技能和專注也都是必需的。

 

「寫完整的句子更難」,貝佐斯說。「這裡面有動詞。段落也有主旨句。不可能在寫完一個6頁紙的、敘事架構的備忘錄之後,自己腦子裡還沒有一個清晰的思路。」

 

用不著擔心在會議開始的時候安排一個長時間的靜默期會有負面作用,我可以向你保證這不會。我在自己開會的時候就用了這個方法,實際上在長期過程中是節省了時間的。這些會議是基於實際時間的,讓所有人處在同一起跑線。如果最初的備忘錄做得好,它會指明正確的方向,減少誤解。

 

然而這裡最棒的一點是,靜默開場給了你的與會者最需要的東西:時間。

 

專注的思考和廣泛的反饋可以帶來深入的發現。但問題是,很多人都有滿滿的收件箱和日程表,無法花時間來做這項很有價值的訓練。

 

幾分鐘的投資就會產出巨大的回報——表現為更有意義的討論和更有靈感的合作。它可以將令人痛苦但又不得不開的會議,變成一種更開放、更愉快、更有建設性的交流——在這裡,很多好的想法會出現和提煉。

 

你會向你的團隊或組織建議這麼做嗎?

 

考慮一下,給你接下來的會議一個「靜默開場」吧!

 

(圖文授權自愛范兒)