據統計，如今網路每天傳送的電子郵件已達數百億封，但有一半是垃圾郵件或不必要的。電子郵件禮儀的一個重要方面就是節省他人時間，只把有價值的資訊提供給需要的人。
郵件與私人信件有著很大區別，這是一個職場郵件禮儀的問題。也是在網路上參考了一些資料，整理了下，記錄下這些細節。
一、關於主題
主題是接收者瞭解郵件的第一資訊，使用有意義的主題行，這樣可以讓收件人迅速瞭解郵件內容並判斷其重要性。
1、一定不要空白標題，這是最失禮的；
2、標題要簡短，不宜冗長；
3、標題要能真反映文章的內容和重要性，切忌使用含義不清的標題；
4、一封信盡可能只針對一個主題，不在一封信內談及多件事情，以便於日後整理；
5、可適當用使用大寫字母或特殊字元來突出標題，引起收件人注意，但應適度；
6、回復對方郵件時，可以根據回復內容需要更改標題，。
二、關於稱呼與問候
1、恰當地稱呼收件者，拿捏尺度。郵件的開頭要稱呼收件人。這既顯得禮貌，也明確提醒某收件人，此郵件是面向他的，要求其給出必要的回應；在多個收件人的情況下可以稱呼大家、ALL。
如果對方有職務，應按職務尊稱對方，如x經理；如果不清楚職務，則應按通常的x先生、x小姐稱呼。
2、E-mail開頭結尾最好要有問候語。最簡單的開頭寫一個HI，中文的寫個你好；結尾常見的寫個BestRegards。
俗話說得好，禮多人不怪，禮貌一些，總是好的，即便郵件中有些地方不妥，對方也能平靜的看待。
三、關於正文
1、E-mail正文要簡明扼要，行文通順。E-mail正文應簡明扼要的說清楚事情。
正文行文應通順，多用簡單詞彙和短句，準確清晰的表達，不要出現讓人晦澀難懂的語句。
2、注意E-mail的論述語氣。根據收件人與自己的熟絡程度、等級關係；郵件是對內還是對外性質的不同，選擇恰當的語氣進行論述，以免引起對方不適。
3、E-mail正文多用1234之類的列表，以清晰明確。如果事情複雜，最好1、2、3、4的列幾個段落進行清晰明確的說明。
4、一次郵件交待完整資訊。
這是對別人的尊重，也是自己態度的體現。在郵件發送之前，務必自己仔細閱讀一遍，檢查行文是否通順，拼寫是否有錯誤。
5、合理提示重要資訊。不要動不動就用大寫字母、粗體斜體、顏色字體、加大字型大小等手段對一些資訊進行提示。
6、合理利用圖片，表格等形式來輔助闡述。對於很多帶有技術介紹或討論性質的郵件，單純以文字形式很難描述清楚。
7、不要動不動使用：)之類的笑臉字元，在商務信函裡面這樣顯得比較輕佻。
四、關於附件
1、如果郵件帶有附件，應在正文裡面提示收件人查看附件；
2、附件檔應按有意義的名字命名，不可用外星人才看懂的檔案名；
3、正文中應對附件內容做簡要說明，特別是帶有多個附件時；
4、附件數目不宜超過4個，數目較多時應打包壓縮成一個檔；
5、如果附件是特殊格式檔，因在正文中說明打開方式，以免影響使用；
6、如果附件過大(不宜超過2MB)，應分割成幾個小檔分別發送。
五、語言的選擇和漢字編碼
1、只在必要的時候才使用英文郵件。英文郵件只是交流的工具，而不是用來炫耀煉英文的。
2、尊重對方的習慣，不主動發起英文郵件。
3、對於一些信息量豐富或重要的郵件，建議使用中文。
4、選擇便於閱度的字型大小和字體。中文老實點用宋體或新宋體，英文就用Verdana或Arial字型，字型大小用五號或10號字即可。這是經研究證明最適合線上閱度的字型大小和字體。不要用稀奇古怪的字體或斜體，最好不用背景信紙，特別對公務郵件。
六、結尾簽名
1、簽名資訊不宜過多。電子郵件消息末尾加上簽名檔是必要的。簽名檔可包括姓名、職務、公司、電話、傳真、位址等資訊，但資訊不宜行數過多，一般不超過4行。
2、不要只用一個簽名檔。對內、對私、對熟悉的客戶等群體的郵件往來，簽名檔應該進行簡化。
3、簽名檔文字應選擇與正文文字匹配，簡體、繁體或英文，以免成出現亂碼。字型大小一般應選擇比正文字體小一些。
七、回復技巧
1、及時回復E-mail。收到他人的重要電子郵件後，即刻回復對方一下，往往還是必不可少的，這是對他人的尊重，理想的回復時間是2小時內，特別是對一些緊急重要的郵件。
對每一份郵件都立即處理是很佔用時間的，對於一些優先順序低的郵件可集中在一特定時間處理，但一般不要超過24小時。
如果你正在出差或休假，應該設定自動回復功能，提示寄件者，以免影響工作。
2、進行針對性回復。當回件答覆問題的時候，最好把相關的問題抄到回件中，然後附上答案。不要用簡單的，那樣太生硬了，應該進行必要的闡述，讓對方一次性理解，避免再反復交流，浪費資源。
3、回復不得少於10個字，顯示出你的尊重。
4、不要就同一問題多次回復討論。
5、要區分Reply和Reply All(區分單獨回復和回復全體)。如果只需要單獨一個人知道的事，單獨回復給他一個人就行了；如果你對寄件者提出的要求作出結論回應，應該replayall，讓大家都知道；不要讓對方幫你完成這件事情。
6、主動控制郵件的來往
為避免無謂的回復，浪費資源，可在文中指定部分收件人給出回復。
八、正確的使用發送、抄送、密送
要區分To和CC還有BCC(區分收件人、抄送人、秘送人)。
1、To的人是要受理這封郵件所涉及的主要問題的，理應對郵件予以回復回應；
2、而CC的人則只是需要知道這回事，CC的人沒有義務對郵件予以回應，當然如果CC的人有建議，當然可以回E-mail；
3、而BCC是秘送，即收信人是不知道你發給了BCC的人了的。這個可能用在非常規場合；
4、TO、CC中的各收件人的排列應遵循一定的規則。
5、只給需要資訊的人發送郵件，不要佔用他人的資源；
6、轉發郵件要突出資訊。在你轉發消息之前，首先確保所有收件人需要此消息。除此之外，轉發敏感或者機密資訊要小心謹慎，不要把內部消息轉發給外部人員或者未經授權的接收人；
經過這一系列的討論，大家對職場電子郵件中的禮儀應該有初步的認識了。歸結到底兩句話：只發有必要的郵件，認真發郵件！
作者：由合作媒體-中國經理人
本文由合作媒體-中國經理人分享授權刊出，原文來自於：職場那些事兒